Почему управляющим компаниям и коммунальным службам сейчас особенно сложно обойтись без автоматизированного контроля сотрудников ЖКХ, уборщиков и ремонтных бригад? Причина — одновременно высокие требования к обработке жалоб и недовольство жителей по работе управляющих компаний. Что необходимо для быстрого и качественного закрытия обращений? Система распределения заявок и мониторинг сотрудников. Рассказываем, как взять под контроль работу всех элементов ЖКХ с помощью GPS.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/1170_627-1111.png)
Контроль сотрудников ЖКХ, уборщиков и транспорта: с чего начать
Управляющие компании и коммунальные службы обязаны организовать свою работу таким образом, чтобы оперативно реагировать на заявки жителей многоквартирных домов. Кроме срочного закрытия заявок также необходимо соблюдать сроки выполнения регулярных работ по ремонту и содержанию общего придомового имущества. Стоит отметить, что система для контроля сроков и качества — это уже не просто дополнительный инструмент, это необходимость для выполнения требований законодательства. Обработка заявок строго регламентирована Постановлением Правительства РФ №416. С чего же начать автоматизацию работы? С мониторинга сотрудников ЖКХ и внедрения системы распределения заявок.
GPS-мониторинг мобильных сотрудников ЖКХ
Уборщики, сантехники, электрики и другие мобильные сотрудники сферы ЖКХ проводят много времени на местах проведения коммунальных работ. Как диспетчер может убедиться в том, что многочисленный персонал действительно работает, а не занимается своими делами? Звонить или просить отправить фотографии после уборки? Нет, предлагаем начать с самого простого инструмента контроля — отслеживания местоположения. Далее мы будем рассматривать все решения для ЖКХ на примере сервиса ГдеМои.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/zhkh-interfeis.png)
Система GPS-мониторинга ГдеМои для диспетчера или руководителя и мобильное приложение для сотрудников помогут прозрачно контролировать работу в сфере ЖКХ. Диспетчер сможет наблюдать за пешими работниками или водителями. Малейшие отклонения от маршрута, поездки «по своим делам», возможные опоздания — отслеживаются по GPS и тотчас выводятся на экран в виде уведомлений.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/zhkh-urgent-event.png)
Такую систему практически невозможно обмануть — все действия и перемещения персонала не просто видны в реальном времени, но и сохраняются в истории системы мониторинга. Уже сам факт подобного контроля повышает дисциплину персонала. Разъездные сотрудники управляющих компаний и коммунальных служб будут строго придерживаться графика посещений и не будут отвлекаться на дополнительный заработок в рабочее время.
В чем еще преимущество понимания местоположения сотрудников? В случае экстренной заявки, которую необходимо выполнить здесь и сейчас, диспетчер сможет быстро подобрать ближайшего работника с необходимыми компетенциями, чтобы тот приступил к выполнению задания в кратчайшие сроки. Скорость — решающий фактор в распределении заявок на устранение аварийных ситуаций. Особенно, если учесть тот факт, что на локализацию аварийных повреждений внутридомовых инженерных систем ЖКХ дается всего 30 минут согласно законодательству.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/zhkh-sotrudniki-na-karte.png)
Система распределения и контроля заявок
Достаточно ли одного отслеживания местоположения сотрудников, чтобы укладываться в сроки и обеспечивать высокое качество обслуживания? Возможно. Но огромный процент ручной работы рано или поздно приведет к потере важной информации, хаосу и снижению скорости реагирования на заявки жителей. Как следствие, неудовлетворенность клиентов будет только расти.
Разрозненные источники обращений, большое количество уборщиков, сервисных специалистов и непосредственно объектов, которые необходимо обслуживать, — здесь не обойтись без систематизации рабочих процессов в одной программе. При разработке решения для управления мобильными сотрудниками мы понимали, что помимо отслеживания местоположения нам необходимо предоставить возможность распределения и контроля выполнения заявок.
Чтобы поставить работу с заявками на поток и синхронизировать работу между диспетчерами и выездными сотрудниками, воспользуйтесь инструментом «Задания» в системе GPS-мониторинга ГдеМои.
Задания избавят вас от трудоемкой работы с заявками и поиска необходимой информации в мессенджерах, почте или записи телефонных разговоров. С системой GPS-мониторинга вы сможете организовать коммуникацию по заявкам и контролировать работу сотрудников в одном месте — быстро и удобно. Вся необходимая информация будет всегда под рукой диспетчера.
Отправляйте поручения прямо в мобильное приложение вашим сотрудникам. В системе мониторинга вы создаете задание для конкретного работника, а он сможет смотреть их на своем смартфоне. Так уборщики или ремонтные бригады будут всегда в курсе, какие адреса им необходимо посетить в течение дня и какие заявки выполнить.
Диспетчер может менять список задач или исполнителя в любой момент. Например, если кто-нибудь из персонала не смог выйти на работу, а регулярные задачи никуда не делись и необходимо быстро перераспределить нагрузку. Достаточно просто изменить исполнителя в системе GPS-мониторинга — система «подскажет» на кого переназначить задачу в зависимости от местоположения и нагрузки сотрудника.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/zhkh-prilozhenie-zadanie.jpg)
Сервис ГдеМои позволяет вам создавать разовые и регулярные задания для персонала. Первые необходимы для закрытия срочных заявок от жителей — например, вы отправляете сантехнику приоритетное задание на отключение подачи воды в случае аварии. Регулярные же задания используются для проведения регламентных работ. Так, например, вам достаточно один раз составить график для всех уборщиков и больше не возвращаться к этому рутинному действию. Это намного удобнее, чем ежедневно отправлять каждому сотруднику сообщение с адресами, где нужна уборка.
Оптимизация ручного труда позволит диспетчерам не отвлекаться на распределение повторяющихся заданий, а сконцентрироваться на срочных заявках и контроле выполненных работ.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/regulyarnye-zadaniya-2.png)
Контроль выполненных заданий
После распределения заявок между сотрудниками ЖКХ необходимо проконтролировать качество выполненных заданий. Для этого не нужно ходить по объектам после уборщиков или ждать жалобы от жителя многоквартирного дома. В системе GPS-мониторинга ГдеМои все этапы выполнения заявки отслеживаются в онлайн-режиме, а качество выполненных работ можно определить с помощью мобильных форм и автоматических ответов.
Мобильная форма: подтверждаем выполнение задания
Мобильная форма — это электронный документ в смартфоне сотрудника, с помощью которого он может быстро и удобно отчитываться о проделанной работе. Без заполнения бумаг, звонков или сообщения в мессенджерах. Для руководителя мобильная форма в системе ГдеМои — это конструктор, который легко адаптируется под ваши задачи.
Как правило формы включают в себя следующие элементы:
- текстовое поле,
- выбор из списка одного или нескольких вариантов,
- фотографии,
- дату и время.
Например, для контроля работы уборщиков достаточно включить в форму выбор из списка по формату чек-листа, фотоотчет, а также дату и время.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/formy-kotorye-nuzhno-zapolnyat-sotrudnikam-1-1.png)
Чтобы отчитаться о выполненном задании, сотруднику необходимо перейти в карточку задания в мобильном приложении и заполнить форму. После того, как он заполнит все поля и приложит фотографии, останется только в один клик отправить форму диспетчеру или руководителю.
Автоматические отчеты: анализируем эффективность работы ЖКХ
После оптимизированного распределения заявок между сотрудниками, а также контроля качества и соблюдения сроков, останется только проанализировать эффективность работы и определить точки роста.
С системой GPS-мониторинга ГдеМои вашим сотрудникам не придется тратить время на составление отчетов или их тщательную проверку. Вам достаточно один раз определить необходимые данные, которые вы хотите отслеживать, а система самостоятельно покажет результаты работы отдельного работника, отдела и управляющей компании или службы ЖКХ в целом. Можно выбрать отчетность за любой период и с необходимой регулярностью. Отчеты будут формироваться автоматически и при необходимости приходить на почту в любом удобном для вас формате.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/zhkh-otchet.png)
Контроль транспорта ЖКХ
Сфера деятельности ЖКХ приходится на обеспечение благоустройства домов и придомовых территорий, а также на поддержание дорог в соответствующем состоянии. Поэтому в «арсенале» управляющих компаний находятся не только выездные сотрудники, но и грузовые машины и спецтехника. Мы не можем пропустить контроль автопарка, ведь от его работы и состояния также зависит качество обслуживания.
После подключения автопарка ЖКХ к системе GPS-мониторинга ГдеМои вы сможете:
- отслеживать местоположение, пробег, качество вождения,
- оптимизировать маршруты,
- контролировать расход топлива.
С дополнительными датчиками функционал станет шире — более детальный контроль топлива и пресечение сливов, контроль работы механизмов спецтехники и удаленное чтение данных с CAN-шины. Разберем некоторые возможности подробнее.
GPS-мониторинг транспорта
Если диспетчер может отслеживать местоположение сотрудников с помощью мобильного приложения, то для наиболее эффективного контроля транспорта необходимы GPS-трекеры и в некоторых случаях дополнительные датчики. С помощью них диспетчер сможет в режиме онлайн смотреть, где находится рабочий автомобиль, соблюдают ли сотрудники маршрут и не используют ли транспорт в своих целях. Все передвижения сохраняются в истории поездок.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/poezdka-odnoi-mashiny.jpeg)
Для дополнительного контроля можно настроить геозоны — если водитель покинет разрешенную территорию или съедет с установленного маршрута, то система мониторинга тут же уведомит вас о об этом. Вы получите сообщение на телефон или email с координатами нарушения. Это позволит избежать проволочки с выполнением заданий, исключить «левые рейсы» и сэкономить топливо.
Датчики слива топлива: контроль ГСМ
В любой компании, где есть транспортные средства, есть риск слива топлива. Эта проблема сказывается и на бюджете организации, и на состоянии транспортных средств. Повышенная нагрузка на коммунальную технику и автомобили, несогласованное использование транспорта в личных целях и махинации с топливом снижают срок службы автопарка.
Сервис ГдеМои дает возможность проанализировать, какая причина лежит в высоком расходе топлива. Для этого вам доступна информация обо всех деталях работы автопарка:
- история поездок,
- соблюдение маршрутов и графиков,
- реальный пробег,
- объем заправок, точный расход топлива и факты сливов,
- качество вождения.
Установите GPS-трекеры и датчики уровня топлива, чтобы обеспечить максимальный топливный контроль в ЖКХ. В системе GPS-мониторинга вы будете получать уведомления о заправках и сливах в режиме онлайн.
![Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники Контроль персонала в ЖКХ: GPS-мониторинг уборщиков, транспорта и спецтехники](https://www.gdemoi.ru/wp-content/uploads/2022/07/fuel-setting1.png)
Датчики уровня топлива получают высокоточные данные об уровне горючего в баке, а вместе с возможностями системы GPS-мониторинга позволяют:
- фиксировать заправки и сливы топлива,
- распознавать неполные заправки и незначительные сливы,
- выявлять факты слива дизельного топлива через «обратку».
В системе можно легко сверять расходы с фактическими заправками и нормами потребления. Отчеты по всем необходимым параметрам формируются автоматически — точно так же, как и для эффективности работы мобильных сотрудников.
Контроль работы спецтехники
В распоряжении управляющих компаний и служб ЖКХ также находится и разнообразная спецтехника. Обычно, она используется на пике своей загрузки и при самых разных погодных условиях. Без дополнительного контроля и гарантии, что сотрудники не используют технику в своих целях, есть высокая вероятность преждевременного износа деталей и повышенного расхода топлива.
Круглосуточный мониторинг местонахождения и параметров работы техники позволит добиться оптимальных условий эксплуатации. Вместе с системой GPS-мониторинга вы сможете:
- контролировать местонахождение и передвижение техники в режиме реального времени,
- отслеживать эксплуатацию коммунальной техники в нерабочее время,
- получать уведомления о выезде из разрешенной геозоны и работе спецтехники за пределами согласованных площадок,
- смотреть отчеты о фактическом времени работы механизмов по моточасам.
GPS-мониторинг ГдеМои для контроля работы ЖКХ
Настройте прозрачный контроль работы уборщиков, сотрудников ЖКХ, ремонтных бригад и автопарка вашей управляющей компании. С системой мониторинга ГдеМои вы сможете автоматизировать рутинные задачи, вовремя реагировать на заявки и обеспечивать высокое качество обслуживания.
Если вы готовы внедрить систему распределения заявок, контроль сотрудников и мониторинг транспорта ЖКХ, но у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией. Мы всегда рады помочь.