Работа управляющих компаний всегда на виду. Низкая дисциплина сотрудников и слабый контроль становятся причиной плохого обслуживания, которое сразу заметно жителям многоквартирных домов. В этом случае клиенты могут не только пожаловаться, но и воспользоваться инструментами, которые накажут управляющую компанию рублем. Как избежать гневных отзывов и штрафов? Читайте в кейсе, с помощью каких инструментов нашему клиенту удалось сократить количество жалоб и выстроить прозрачную работу своих сотрудников.
Стартовая точка до подключения сервиса ГдеМои: много жалоб от жителей
Больше 40 сотрудников управляющей компании «Креатив» обслуживают дома в Солнечногорске и его пригороде — дачном поселке Поварово. Они занимаются уборкой подъездов, вывозом мусора и поддержанием придомовой территории в порядке. Наравне с обыденной рутинной работой управляющая компания обрабатывает обращения жителей и распределяет срочные задания по сотрудникам — аварийные работы на системах водоснабжения, канализации и электросетях.
В феврале 2022 года генеральный директор «Креатива» обратилась к ГдеМои за решением для контроля персонала. Основная причина — большое количество жалоб от жителей на работу управляющей компании. Несмотря на то, что сотрудники в мессенджерах отчитывались о выполненных заданиях, подъезды и придомовые территории все равно оставались неприбранными, а срочные заявки выполнялись с большой задержкой.
Помимо внутренних каналов негативные отзывы поступали также через сервис «Добродел». Здесь любой житель Подмосковья может рассказать о своей проблеме без поиска необходимой инстанции — поиском ответственных лиц и передачей жалобы занимается сервис.
Чтобы оптимизировать работу и избавиться от непонимания, выполняют сотрудники свои обязанности или нет, управляющая компания выбрала мониторинг персонала и систему распределения заявок от ГдеМои. Далее мы расскажем, какие инструменты внедрили «Креатив», чтобы сделать рабочие процессы прозрачными и эффективными.
Назначать регулярные задания: график работы в телефонах сотрудников
В первую очередь компания установила на корпоративные смартфоны мобильное приложение от ГдеМои. Настройкой и обучением своих сотрудников занимались руководители участков — это заняло всего несколько часов, и сложностей в процессе не возникло. Именно через мобильное приложение персонал управляющей компании начал централизованно получать задания.
Раньше вся коммуникация с сотрудниками проходила через WhatsApp: в мессенджере назначались задания, а сотрудники отправляли сообщения по факту выполненных работ. Но с ростом количества персонала такой формат перестал решать задачи. Разрозненная информация и десятки чатов не способствовали быстрой работе, отнимали много времени, а сотрудники обманывали и присылали недостоверные фотографии.
Гибкое планирование для руководителя
Прежде чем задание придет на смартфон, его необходимо создать в системе GPS-мониторинга и назначить исполнителя. Большая часть деятельности управляющей компании состоит из регулярного обслуживания объектов — и в сервисе ГдеМои не нужно каждый раз создавать одно и то же задание для одного и того же дома. С регулярными заданиями «Креатив» избавился от ручной организации работы и сэкономил большое количество времени на постановке задач выездным сотрудникам.
Диспетчеру нужно один раз составить график плановой работы и распределить регулярные задания по сотрудникам. Каждая неделя расписана по дням: по какому адресу, в каком подъезде и какую работу будет выполнять определенный человек. Задания отправляются персоналу автоматически в соответствии с расписанием.
Посмотрите пример на скриншоте — все эти многочисленные задачи всего лишь для одного сотрудника могли распределяться в электронных таблицах и ежедневно отправляться в WhatsApp. Команда «Креатив» потратила немного времени на составление расписания и полностью освободила себя от такой ресурсозатратной рутины.
Что можно увидеть в системе мониторинга внутри регулярного задания:
- адрес,
- подробное описание работы,
- длительность визита.
Управляющая компания определила длительность визита 20 минут. Если сотрудник потратит меньше времени, то задание не будет считаться выполненным. Такой подход сокращает вероятность плохой работы и отметки ради самой отметки.
Вносить изменения в график работы тоже не составляет труда. Если сотрудник не может выйти на работу в один из дней, то диспетчеру нужно просто переназначить исполнителя. Система мониторинга подскажет, какой сотрудник находится ближе всего к объекту или у кого меньше нагрузка, а диспетчер в пару кликов перенесет на подходящего работника нужное задание.
Помимо регулярных заданий в сервисе можно назначать и разовые задания. Для управляющей компании они необходимы в случае обращения жителя или заявки из «Добродела». Создаются они по такому же принципу, что и регулярные задания.
Подробный список заданий в смартфоне для сотрудника
Итак, мы посмотрели, как «Креатив» назначает задания для выездного персонала. А что происходит на стороне сотрудников? Всё просто — все задачи находятся теперь не в WhatsApp, а в удобном мобильном приложении.
Нужные сведения о работе всегда под рукой — сотрудник видит адрес, подробное описание задания, форму, которую нужно заполнить и в случае необходимости документы или лицензии. Новые задачи или изменения графика приходят в push-уведомлениях.
Дополнительно в мобильном приложении есть чат. В любой момент можно связаться с руководителем, получить от него дополнительные инструкции по работе или обратную связь — коммуникация в «Креативе» сохраняется даже без мессенджера.
Каким еще функционалом системы мониторинга и мобильного приложения пользуется управляющая компания? После назначения задания важно проконтролировать его выполнение — и сервис ГдеМои предоставляет для этого необходимые инструменты.
Проверять мобильные формы: завершение задачи только после фотоотчета
Чтобы отчитаться о выполненном задании, сотруднику управляющей компании необходимо перейти в карточку задания в приложении и заполнить мобильную форму.
Этот специальный электронный документ заранее составился руководителем — в него включаются необходимые элементы по типу адреса, даты, чек-листа или фотографии, которые нужны для контроля выполненной работы. Для себя «Креатив» выбрали фотоотчеты.
Как только сотрудник закончит уборку, он прикрепляет фотографии в мобильной форме и отмечает посещение объекта. Напоминаем, что длительность посещения должна быть не меньше 20 минут.
Заполненные формы диспетчер отслеживает в системе GPS-мониторинга. Он видит посещения сотрудника и фотографии, которые прикрепляются к форме.
Таким образом, без отметки о посещении, соблюдении длительности визита и фотоотчёта задание не будет считаться выполненным. Для отчетности сотруднику действительно нужно будет находиться на объекте, провести там указанное время и выполнить свою работу — такую систему обмануть не получится.
Заполнение формы отнимает у персонала «Креатива» ничуть не больше времени, чем отправить фотографию в WhatsApp. Но зато теперь у руководителя контроль выполненных заданий умещается в одном окне в рамках единой системы мониторинга, а не в множестве чатов.
Получать автоматические отчеты: зарплата по итогам работы
Распределение заданий и мобильные формы — не единственная оптимизация управляющей компании «Креатив». Постоянный контроль каждой заполненной формы не требуется, потому что вся необходимая информация автоматически формируется в отчеты. Согласно отчетам о выполненных заданиях сотрудникам начисляется заработная плата.
На скриншоте ниже вы можете видеть, что по каждому сотруднику можно смотреть статусы их регулярных заданий и посещение мест.
Руководитель или диспетчер может дополнительно использовать еще один уровень контроля — не по сотрудникам, а по адресам, закрепленным за управляющей компанией. Если кликнуть на адрес, то справа под картой появится информация о выполненных заданиях в многоквартирном доме.
Результат: эффективный контроль персонала и довольные жители
Такой комплексный подход повысил дисциплину персонала «Креатива» — работник уже не может инфантильно относиться к своим задачам и игнорировать необходимость отчитываться о проделанной работе. В свою очередь руководителям больше не приходится заниматься ежедневным распределением задач и ручным контролем — все их подчиненные находятся на виду.
Система позволила высвободить время на быструю и эффективную обработку обращений жителей или заявок из «Добродела», а также предоставила инструмент о подтверждении работы управляющей компании. В будущем «Креатив» планируют использовать Web-локатор на своем сайте, чтобы любой житель района мог открыто видеть сотрудников на онлайн-карте, которые заняты своими обязанностями.
Система GPS-мониторинга ГдеМои для управляющих компаний
Если вы узнали себя в кейсе управляющей компании «Креатив» и тоже готовы настроить прозрачный контроль своих выездных сотрудников, то свяжитесь с нашими специалистами для бесплатной консультации. Мы ответим на все ваши вопросы и подберем необходимые инструменты под решение именно ваших задач.
