C 1 сентября 2026 перевозочные документы в обязательном порядке становятся электронными. Однако путевые листы до сих пор вызывают много вопросов. Каким перевозчикам можно оставить бумажные путевые листы, а каким — обязательно переходить на электронные? Какие требования к путевым листам предъявляет законодательство? И как не получить штраф из-за ошибки в заполнении? Разбираемся в статье.
Электронные путевые листы обязательны с 1 сентября 2026?
Если коротко: нет. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 включает электронные путевые листы (ЭПЛ) в список электронных перевозочных документов. Этот же закон вводит обязательный электронный документооборот для всех перевозчиков.
Однако прямого упоминания об обязательном использовании электронных путевых листов с 1 сентября 2026 года в законе нет. Электронными становятся транспортные накладные, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках и экспедиторские документы. Путевые листы, по мнению экспертов, остаются в двух формах: бумажные и электронные.
Важное исключение: с 1 сентября 2026 электронные путевые листы (ЭПЛ) обязательны для перевозки слабоалкогольной продукции пива, сидра, медовухи и тд. Для перевозки крепкого алкоголя путевой лист остается бумажным.
Для электронных перевозочных документов (ЭПД) до 1 марта 2027 года в России предусмотрен переходный период. За предоставление бумажных накладных или экспедиторских документов водителя ждет устное замечание, а не штраф. Это не отменяет обязательный характер перехода на электронный формат, но позволит компаниям более плавно внедрить нововведение в работу.
Кто и зачем должен вести путевые листы?
Путевой лист — основной документ для учета работы водителя, в котором содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и грузе. Его обязаны оформлять организации и ИП, которые занимаются перевозками людей и грузов, на каждый свой автомобиль перед его выходом на линию.
Бухгалтерия использует путевые листы для учета расходов, связанных с эксплуатацией транспорта. На основании сведений из путевого листа рассчитывается и списывается стоимость ГСМ, а также подтверждаются расходы на техническое обслуживание, ремонт, платные дороги, амортизацию транспорта. Кроме того, путевой лист позволяет контролировать пробег автомобиля, расход топлива и соответствие фактического расхода установленным нормам.
Путевые листы также необходимы для налоговой отчетности. Они служат документом, подтверждающим использование автомобиля в предпринимательской деятельности. Они помогают обосновать расходы на ГСМ и эксплуатацию транспорта, подтвердить их экономическую обоснованность и связь с деятельностью организации, а также правомерность учета этих расходов при исчислении налога на прибыль.
Что должно быть в путевом листе?
Единой формы путевых листов нет, но есть установленный список обязательных сведений, которые должны быть в документе.
Срок действия путевого листа
В путевом листе должна быть информация о сроке, в течение которого водитель может совершать по нему поездки. В документе пишется дата начала и окончания рейса.
Сведения о лице, оформившем путевой лист
Для юрлиц — полное наименование, адрес, телефон, ОГРН.
Для ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, телефон, ОГРНИП.
Сведения о транспортном средстве
В путевом листе указываются тип ТС, его марка и модель, госномер. Если используется прицеп или полуприцеп, уточняется и его марка, модель и регистрационный номер.
Также в документе должны быть указаны:
- дата и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства,
- дата и время выпуска ТС на линию и его возвращения,
- показания одометра при выезде автомобиля на рейс и по возвращению с рейса.
Эти данные фиксирует ответственное за техосмотр лицо.
Данные о водителе
В путевом листе указываются:
- ФИО водителя,
- СНИЛС,
- серия, номер, дата выдачи ВУ,
- дата, время и результат проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, если он обязателен.
Если на одном ТС на рейс выходят посменно несколько водителей, для каждого из них оформляется свой путевой лист. Отметки о прохождении медосмотра должны стоять у каждого.
Вид сообщения и перевозки
В путевом листе необходимо отмечать вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее, международное) и перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Пример бланка путевого листа 2026 для легкового транспорта
Пример бланка путевого листа 2026 для грузового транспорта
Какие штрафы за отсутствие путевого листа?
Водитель за отсутствие обязательного путевого листа может получить предупреждение или 500 рублей штрафа.
Для компаний формально нет штрафов за отсутствие путевого листа у водителя. Но при проверке инспектор смотрит на два пункта: запись о техническом контроле машины и запись о медосмотре водителя.
Если путевого листа нет, записей тоже нет. И это уже приводит к штрафам:
- 5000 рублей — для ответственных лиц,
- 30 000 рублей — для организации.
Такие же санкции применяются при просроченном путевом листе.
Инспектор ГИБДД может выписать не один штраф за просроченный путевой лист, а два отдельных штрафа: за отсутствие предрейсового медосмотра и предрейсового технического осмотра автомобиля. Тогда общая сумма взыскания с компании составит 60 000 рублей.
Какие штрафы за ошибки в путевом листе?
Инспекторы могут оштрафовать за ошибки в двух реквизитах документа: «предрейсовый медицинский осмотр» и «пункт технического осмотра». Размеры штрафов в данной ситуации:
- 3000 рублей — для водителя,
- 5000 рублей — для ответственных лиц,
- 30 000 рублей — для организации.
Налоговые штрафы: если путевой лист не подтверждает расход ГСМ
При налоговой проверке компания также может получить штраф за отсутствие или неверное заполнение путевого листа. ФНС считает путевой лист единственным документом, подтверждающим расходы на топливо.
Если путевой лист заполнен с ошибками или вовсе отсутствует, ФНС предположит, что компания специально не показывает расходы и занижает прибыль. Бизнес ждет штраф — 20% от доначисленной суммы налога на прибыль.
Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил. Здесь нельзя исключать человеческий фактор: ошибки в путевых листах могут обойтись дорого. Подводя итог, все штрафы за путевой лист можно разделить на 5 сценариев.
| Нарушение | Наказание |
| У водителя нет при себе путевого листа | Водитель — предупреждение или 500 рублей |
| Путевой лист просрочен | Водитель — предупреждение или 500 рублей Должностное лицо — 5000 рублей Компания — 30 000 рублей |
| Отметка о медосмотре отсутствует или прописана с ошибкой | Водитель — 3000 рублей Должностное лицо — 5000 рублей Компания — 30 000 рублей |
| Отметка о предрейсовом техническом контроле отсутствует или прописана с ошибкой | Водитель — 3000 рублей Должностное лицо — 5000 рублей Компания — 30 000 рублей |
| У компании нет путевых листов или есть, но заполненные с ошибками | 20% от доначисленной суммы налога на прибыль |
Как упростить работу с путевыми листами с помощью ГдеМои
Решение ГдеМои подходит для тех компаний, которые не обязаны внедрять ЭПЛ или пока не готовы их внедрять. Бизнесу выгодно перейти на автоматическое заполнение путевых листов — на то есть две причины.
Защита от штрафов. Путевой лист заполняется автоматически: проверенные данные из системы подгружаются в документ по типовой форме. Водитель не сможет ошибиться при заполнении — компания защищена от штрафа за неверную, отсутствующую или искаженную информацию.
Снижение нагрузки на бухгалтерию. Система ГдеМои автоматически собирает и передает в путевой лист: данные о поездке, маршруте, пробеге, расходе топлива. Все путевые листы за любой период времени и для любого транспортного средства хранятся в электронном журнале до 3 лет. Бухгалтер больше не тратит время на ручную обработку и отчетность — цифровые путевые листы выгружаются в программу учета за пару кликов.
Узнайте больше о том, как работают цифровые путевые листы от ГдеМои, на нашем сайте.
Кейс Dräger: как цифровые путевые листы ускорили закрытие отчетного периода
Дрегер, производитель медицинского оборудования и решений для охраны труда и промышленной безопасности, использует систему ГдеМои с 2019 года.
Одним из главных запросов компании была автоматизация работы с путевыми листами. До внедрения сервиса процесс был стандартным: водители заполняли путевые листы на бумаге и передавали их в бухгалтерию, а бухгалтеры вручную переносили данные в отчеты. В конце месяца на обработку документов уходило несколько дней.
Чтобы упростить оформление путевых листов и ускорить закрытие отчетного периода, компания внедрила цифровые путевые листы ГдеМои. Теперь документы отправляются в налоговые органы без необходимости вручную собирать данные из бумажных бланков. А обработка путевых листов в цифровом виде у бухгалтеров занимает не несколько дней, а несколько минут.
Кейс BQB: автоматическое заполнение путевых листов вместо хаоса в чатах
Логистическая компания BQB использует систему ГдеМои с 2020 года. До внедрения цифровых путевых листов водители отчитывались о выполненных поездках вручную: чаще всего в мессенджерах. Каждый месяц бухгалтерии приходилось собирать эти данные по чатам, проверять их и вручную готовить отчетность. Кроме того, менеджерам было сложно быстро убедиться, что водитель действительно посетил нужный адрес.
Для автоматизации процесса компания внедрила цифровые путевые листы ГдеМои. Теперь данные о поездках формируются автоматически, а бухгалтерия получает готовые отчеты без ручной обработки. Менеджеры, в свою очередь, могут сразу проверить маршрут и убедиться, что водитель действительно был в запланированных точках.
Путевые листы с 1 сентября 2026: начните внедрение с ГдеМои
Хотя электронные путевые листы пока остаются добровольными, переход на цифровой формат поможет автопарку снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить риски штрафов. Система автоматически заполняет путевые листы на основе данных GPS-мониторинга, рассчитывает пробег и расход ГСМ, позволяет выгружать документы в один клик и хранить их в электронном архиве.
Хотите снизить нагрузку на бухгалтеров и структурировать процессы? Подключите ваш автопарк к системе GPS-мониторинга. Подобрать подходящие устройства и тарифные планы помогут менеджеры ГдеМои — свяжитесь по телефону 8 800 3333 101 или оставьте заявку.
