С начала 2021 действуют новые правила по заполнению путевых листов. Чтобы не получить штраф, организациям нужно использовать правильные бланки, указывать все необходимые данные и хранить путевые листы в течение 5 лет. Что изменилось в оформлении и как можно упростить работу с путевыми листами? Рассмотрим всё в статье.
Путевые листы автомобиля: для кого обязательны
Кто и зачем должен вести путевые листы
Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.
Чем грозит использование неправильного путевого листа
Если путевого листа нет или он оформлен с ошибками, компания не сможет подтвердить расходы на горючее. Сотрудники ФНС проверяют путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает свой налог на прибыль. В случае ошибки — налоговая служба может доначислить налог и выставить пени.
За отсутствие отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя, а также о предрейсовом техосмотре, компании или индивидуальному предпринимателю грозят штрафы.
- Компании — 30 000 рублей.
- Руководителям компании — 5 000 рублей.
- Водителю — 3 000 рублей.
Правила оформления путевых листов в 2021
С 1 января 2021 вступил в силу Приказ Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Компании как и прежде могут самостоятельно разрабатывать путевые листы и дорабатывать формы. Однако новые правила предусматривают дополнительные обязательные реквизиты. Без них — путевой лист не будет действительным.
Новые обязательные реквизиты и дополнительная информация
С 1 января 2021 года в путевых листах должны быть указаны следующие реквизиты.
В бланке необходимо указать название документа и тип транспорта, для которого он составлен: легковой, грузовой или пассажирский. Например, «Путевой лист грузового автомобиля». Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке.
В выданном путевом листе должна быть информация о сроке, в течение которого водитель может совершать по нему поездки.
Если рейс занимает сутки, то нужно указать число, месяц, год этого дня. Если же больше — путевой лист оформляется на срок, равный продолжительности рейса. В документе пишется дата начала и окончания поездки.
Как и раньше юридические лица прописывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Сведения о ТС — уже знакомый реквизит, но его нужно дополнить новой информацией. Теперь помимо типа и модели автомобиля указывается марка. Если используется прицеп или полуприцеп, то в путевом листе также уточняется его марка, модель и регистрационный номер.
В документе должны обязательно быть указаны дата и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства. Если автомобиль технически исправен, то в путевом листе должна стоять отметка «Выпуск на линию разрешён».
В путевом листе также отмечаются показания одометра как при выезде автомобиля на рейс, так и по возвращению с рейса. Эти данные фиксирует ответственное за техосмотр лицо.
В путевом листе пишется ФИО водителя, а также дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Без данных о прохождении медосмотра компании грозит штраф до 30 000 рублей.
Согласно новым правилам после успешного прохождения медосмотра в путевых листах должны быть следующие отметки:
- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
В путевые листы 2021 добавился новый обязательный реквизит. Теперь компаниям и индивидуальным предпринимателям необходимо отмечать вид сообщения и вид перевозки.
Виды сообщения:
- городское,
- пригородное,
- междугороднее,
- международное.
Виды перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка грузов;
- перевозка для собственных нужд.
Образцы путевых листов 2021
Электронный журнал путевых листов
Компании обязаны регистрировать и хранить путевые листы в журнале. Но с января 2021 года появилась возможность вести учет путевых листов не только на бумаге, но и в электронном формате. Все внесённые в него данные должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом, обязательно должна быть возможность в любой момент распечатать журнал.
Как упростить работу с путевыми листами
В чём сложность?
Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого.
Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее.
Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач.
Автоматические путевые листы
Бóльшую часть данных, которые нужно указывать в путевых листах, можно заполнять автоматически. С помощью GPS-мониторинга можно избавить сотрудников от бумажной волокиты, исключить ошибки и возможные махинации с топливом.
Как это работает в системе GPS-мониторинга ГдеМои
- Начинаем контролировать транспорт.
На транспортное средство устанавливается GPS-трекер и подключается к системе мониторинга. - Формируем правильный путевой лист в пару кликов.
Перед поездкой путевой лист создается прямо в системе мониторинга за считанные секунды. Достаточно выбрать нужную машину с GPS-трекером, соответствующую форму и указать срок действия путевого листа. Распечатать бланк можно в один клик. - Собираем объективные данные о поездке сразу же в путевой лист.
Всю информацию о поездке, маршруте, пробеге, расходе топлива, качестве вождения GPS-устройство будет передавать напрямую на компьютер руководителя или бухгалтера. Всё это происходит без участия водителя, ему больше не нужно тратить время на детальное заполнение бланка. Все данные автоматически собираются в путевой лист — ответственное лицо может в любой момент выгрузить их или распечатать без ручной обработки информации. - Храним путевые листы в электронном журнале
Путевые листы можно открыть в системе за любой период времени, для любого транспортного средства за считанные секунды. Бухгалтер может выгрузить их в программу учета без времязатратной ручной обработки бумаг.
Хотите упростить работу с путевыми листами? Подключите ваш транспорт к GPS-мониторингу. Мы готовы ответить на все ваши вопросы и подобрать подходящие под ваши задачи устройства и тарифные планы. Получите бесплатную консультацию по телефону 8 800 3333 101 или напишите нам на почту info@gdemoi.ru.
