Формирование путевых листов

Путевой лист – основной первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации. Такой документ позволяет вести отчетность расходов на ГСМ (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.

В системе наблюдения ГдеМои предусмотрена возможность автоматического формирования путевых листов. Путевые листы формируются:

  • в виде типовых форм, например, 4-с
  • в виде индивидуальных форм, используемых внутри компаний

Напишите запрос в техническую поддержку чтобы добавить интересующую вас форму путевого листа в систему ГдеМои.

Путевой лист можно сформировать двумя способами: в разделе «Водители» и в разделе «Транспортные средства».

Чтобы сформировать путевой лист в разделе «Водители»:

  1. В приложении «Управление транспортом» откройте раздел «Водители».
  2. Выберите или создайте нужного водителя из списка и нажмите на значок «Сформировать путевой лист» Сформировать путевой лист
  3. Укажите требуемый шаблон путевого листа.
  4. Задайте нужную дату или интервал времени.
  5. Скачайте готовый путевой лист.
Водители

Чтобы сформировать путевой лист в разделе «Транспортные средства»:

  1. В приложении «Управление транспортом» откройте раздел «Транспортные средства».
  2. Выберите или создайте нужное транспортное средство и нажмите на значок «Сформировать путевой лист»Сформировать путевой лист
  3. Укажите требуемый шаблон путевого листа.
  4. Задайте нужную дату или интервал времени.
  5. Скачайте готовый путевой лист .
Транспортные средства

Готовый путевой лист будет сохранен на ваш компьютер в формате MS Word. В нем будут содержаться следующие данные:

  • о совершенных поездках и пробеге транспортного средства
  • о транспортном средстве и его водителе

Информация о пробеге и поездках

Чтобы включить в путевой лист информацию о пробеге и поездках отметьте следующие пункты:

  • Заполнять данные о поездках — в путевой лист будут добавлены адреса мест отправления и мест назначения, время выезда и возвращения, расстояние и общая информация о работе за смену.
Формирование путевых листов
Формирование путевых листов
  • Использовать данные одометра — в путевой лист будут добавлены показания пробега автомобиля.
Формирование путевых листов
  • Показывать LBS-поездки (доступно при использовании приложения X-GPS Трекер) — в путевой лист будут включены данные о пробеге, местах назначения и отправления, полученные по LBS (базовым станциям сотового оператора и сетям Wi-Fi).

Информация о водителе и транспортном средстве.

Чтобы в путевой лист были автоматически внесены данные о транспортном средстве и его водителе, заполните данные в разделах:

Карточка гаража.

В этом разделе укажите:

  1. Адрес гаража.
  2. Фамилию и имя механика.
  3. Фамилию и имя диспетчера.

Карточка транспортного средства.

В этом разделе укажите:

  1. Марку автомобиля.
  2. Государственный номерной знак.
  3. Тип горючего.
  4. Норму расхода на 100 км.

Если к трекеру подключен датчик уровня топлива, то данные по фактическому расходу горючего будут поступать в путевой лист автоматически. При этом фактический расход будет сравниваться с указанной нормой расхода топлива на 100 км. На основании этого сравнения будут вычислены и добавлены в путевой лист данные о экономии или перерасходе топлива.

Карточка сотрудника.

В этом разделе укажите:

  1. Фамилию и имя водителя.
  2. Номер водительского удостоверения.
  3. Категорию водительского удостоверения.