161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями

Азовская Кондитерская Фабрика (АКФ) — известный российский производитель натуральных кондитерских изделий. Компания существует на рынке уже больше 20 лет и в день выпускает 250 тонн готовой продукции. Как и любой крупный представитель ритейла, АКФ столкнулись с классическими проблемами отрасли.

Читайте в нашем кейсе, как лидер в своём сегменте автоматизировал работу с торговыми представителями, стал отслеживать эффективность их работы и за счет этого увеличил рост продаж.

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями

Широкая сеть торговых представителей требовала новых рабочих процессов

С ростом производства сеть торговых представителей АКФ становилась больше. Сейчас по всей стране работает 15 отделов с региональными координаторами — в общей сложности 300 человек. Всего они обслуживают 4800 клиентов компании.

Вручную координировать работу такого количества человек сложно. Руководители тратили большое количество времени на планирование, постановку заданий и контроль. Сотрудники же — на заполнение бумажных отчётов.

Также при таком подходе рабочие процессы были непрозрачными: у супервайзеров АКФ не было представления, чем занимаются торговые представители и посещают ли они торговые точки. Сотрудников подозревали в недобросовестности, но инструментов, чтобы быстро проверить достоверность отчётов, не было.

«Раньше некоторые сотрудники могли «схитрить» — провести презентацию заочно, письмом на электронную почту или по телефону».

Азовская Кондитерская Фабрика решили полностью автоматизировать процессы как для руководителей, так и для сотрудников.

Мобильное приложение для сотрудников:
простое решение классических проблем ритейла

Наладить прозрачную работу торговых представителей АКФ решили с помощью приложения X-GPS Трекер.

Выбор в пользу мобильного приложения — очевиден. Оно не требует дорогого специального оборудования и длительного погружения сотрудников в работу. Такая опция доступна любой компании.

Назначение заданий: быстро и удобно 

Руководителю больше не нужно звонить или сообщать о поручениях на день через мессенджеры каждому сотруднику. Теперь это делается в одном месте и с удобным интерфейсом — в системе GPS-мониторинга ГдеМои.

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями
Стартовая страница системы GPS-мониторинга Азовской Кондитерской Фабрики
Ежемесячно Азовская Кондитерская Фабрика назначает и контролирует 161 000 заданий для торговых представителей

Как это работает

Супервайзер может добавлять как разовые, так и повторяющиеся задания прямо в системе. Карточку задания легко заполнить: нужно просто указать точку на карте или скопировать нужный адрес из встроенной клиентской базы. Дальше он закрепляет задания за ответственными сотрудниками. Если возникнет необходимость, задание можно легко переназначить на свободного коллегу. 

Задачи можно отобразить на карте, на временной шкале, в привязке к сотрудникам и в виде таблицы. Это помогает координаторам торговых представителей проще воспринимать загрузку сотрудников и планировать работу.

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями
Торговый представитель на карте в системе мониторинга

Контроль работы торговых представителей

Местоположение и история перемещений

С X-GPS Трекером руководители наблюдают за перемещением и работой сотрудников: где находится каждый работник, что делает, сколько времени провёл у клиента и в пути. Местоположение и статус торгового представителя отображаются в системе мониторинга в режиме онлайн — супервайзер видит, что сотрудник уже на рабочем маршруте, а не ездит по своим делам.  

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями
Отображаются статус задания, начало и окончание визита, а также заполненная форма
Торговые представители пользуются своим транспортом, а расходы на ГСМ компенсирует компания. На основе истории перемещений и отслеживания пробега, АКФ оплачивает бензин. Это позволило снизить затраты на топливо — личные поездки сотрудников не входят в компенсацию, только рабочие.

Выполнение задания 

Чтобы закрыть задание, торговому представителю АКФ нужно заполнить обязательный опросник внутри приложения и добавить следующую информацию: 

  • статус клиента, 
  • фото выкладки, 
  • фото ценника, чтобы подтвердить, что это именно нужный клиент. 
161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями
Обязательные для заполнения формы внутри задания
Чтобы исключить обман со стороны сотрудников, руководитель может настроить X-GPS Трекер таким образом, чтобы нельзя было подгружать фотографии из галереи. Только «живые» снимки с торговой точки через приложение.

Автоматизированные отчёты

Руководитель отдела продаж не контролирует каждый визит онлайн. Он смотрит отчёты: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. В них отображается картина по отделу или отдельным сотрудникам: список посещенных мест за период, заполненные формы и фото выкладки. Такие отчеты создаются автоматически.

Это помогает не только отслеживать эффективность, но и контролировать торговых представителей. Именно отчёты помогли обнаружить махинации с визитами. Так, сотрудники переставляли время на планшете, чтобы замаскировать опоздания — но в отчетах данные не сходились. После того, как этот момент стал очевидным, манипуляции с отметками времени прекратились.

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями
Сводная таблица в автоматическом отчёте, который получает руководитель

Как кнопка SOS превратилась в функцию «Отметиться»

Азовская Кондитерская Фабрика — давний клиент ГдеМои, и наш сервис развивался вместе с ними. До обновления торговые представители АКФ отмечали посещение точки с помощью кнопки SOS. Руководитель получал от сотрудника уведомление с геолокацией и понимал, что визит состоялся и задание выполнено.

Мы решили усовершенствовать этот процесс для отдела продаж. Так появилась функция «Отметиться». Работник «в полях» с мобильного устройства сообщает о выполненном задании, своём местоположении и подкрепляет результат фотографией и формой.

161 000 заданий в месяц. Как Азовская Кондитерская Фабрика автоматизировала работу с торговыми представителями

Сотруднику достаточно нажать одну кнопку, чтобы быстро отчитаться о выполненном задании и не тратить время на заполнение лишних бумаг.

Сколько времени потребовалось на внедрение 

АКФ начали подключение сервиса с 15 мобильных устройств для одного отдела. За первый месяц мы провели обучение с сотрудниками и настроили смартфоны для оптимальной работы под конкретные задачи клиента. 

После тестирования потребовался ещё месяц, чтобы подключить все оставшиеся отделы с 290 торговыми представителями, а также интегрировать приложение с внутренней системой логистики. 

На подключение и обучение 300 сотрудников потребовалось 2 месяца

Управление мобильными сотрудниками: что изменилось после автоматизации процессов

Наглядно показываем, с помощью каких инструментов мобильного приложения X-GPS Трекер можно решить распространенные проблемы в управлении выездных сотрудников.

Проблема

Неэффективное планирование рабочего дня

Нет понимания, чем занят сотрудник, где и почему он находится, выезжает он по работе или по своим делам.

Решение
  • Задания для сотрудников в приложении.
  • Подтверждение визита торговой точки по геолокации.
  • Оптимизация маршрута исходя из списка заданий.
Проблема

Недостоверные данные в отчётах

Нет полной картины, насколько качественно торговые представители выполняют свою работу. Большая вероятность того, что отчеты не соответствуют действительности.
Нет инструмента, с помощью которого это можно проверить.

Решение
  • «Живые» фотографии с торговой точки — нельзя подгрузить снимки из галереи.
  • Заполнение опросника на торговой точке — без заполненных ответов на вопросы задание не будет закрытым.
  • Автоматизированные отчеты для руководителей — отправляются ежедневно, еженедельно и ежемесячно.
Проблема

Неконтролируемый расход ГСМ

Сотрудники ездят на своих автомобилях, компания компенсирует расходы на бензин. Нет возможности отследить, оплачены плановые визиты или личные дела сотрудников.

Решение
  • Контроль топлива и компенсация расходов на основе пробега и истории маршрутов, а не чеков с АЗС.

С помощью решения ГдеМои команда Азовской Кондитерской Фабрики смогли сделать работу с торговыми представителями удобной, прозрачной и автоматизированной. Сотрудники не тратят время на бумажные отчёты и всегда знают, что им нужно делать. А руководство компании видит полную и достоверную картину в полях.

X-GPS Трекер для вашей компании 

Узнайте больше о решении для управления мобильными сотрудниками на нашем сайте или свяжитесь с нашими менеджерами любым удобным способом. Позвоните по телефону 8 800 3333 101 или напишите на почту info@gdemoi.ru, чтобы получить бесплатную консультацию под ваши конкретные задачи.

logo