Тахограф + техконтроль + путевой лист: как связать 100 фур в одну систему

Новая реальность российского транспортного законодательства

С марта 2023 года вступили в силу изменения в требованиях к оформлению путевых листов (Приказ Минтранса №390 с изменениями от 05.05.2023). Теперь управление крупным автопарком требует соблюдения еще более строгих правил:

• обязательный предрейсовый медицинский осмотр всех водителей;
• предрейсовый технический контроль для грузовых автомобилей и автобусов;
• детальная фиксация режима труда и отдыха водителей;
• строгие требования к срокам хранения путевых листов (не менее 5 лет);
• возможность использования электронных путевых листов наравне с бумажными.

Для автопарка из 100 и более транспортных средств это означает обработку тысяч путевых листов ежемесячно. Традиционный бумажный документооборот становится критическим узким местом, увеличивающим риски штрафов и простоев техники.

«Раньше у нас уходило до 4 часов в день только на проверку правильности заполнения путевых листов. Теперь система автоматически собирает данные с тахографов и GPS-трекеров, а диспетчеры тратят время на анализ отклонений, а не на рутину»,

— Михаил Р., руководитель логистического департамента, федеральный оператор рефрижераторных перевозок.

Единая архитектура данных: от тахографа до бухгалтерии

Решение ГдеМои создает единую экосистему данных, связывающую все элементы транспортной телематики с процессами оформления и учета путевых листов.

Тахографические данные как юридически значимый источник

Система интегрирует данные с популярных моделей тахографов, включая «Меркурий», «Штрих» и «Касби», что позволяет автоматически получать информацию о:

• режиме труда и отдыха водителей (согласно требованиям Приказа Минтранса №390);
• фактическом времени начала и окончания рейса;
• скоростном режиме и стиле вождения;
• соблюдении регламентированных перерывов.

Единая архитектура данных: от тахографа до бухгалтерии

Интеграция тахографов в системе GPS мониторинга обеспечивает надежную передачу данных без необходимости физического контакта с устройством, что особенно важно для территориально распределенных автопарков.

CAN-шина: точность данных напрямую от автомобиля

Для объективного контроля технического состояния транспортных средств и точного учета ГСМ система использует данные CAN-шины автомобилей:

• реальные показания одометра без возможности манипуляций;
• фактический расход топлива по данным от бортового компьютера;
• обороты двигателя и режимы работы узлов автомобиля;
• диагностические коды ошибок для раннего выявления неисправностей.

Трекеры ГдеМои оснащены встроенными CAN-интерфейсами или поддерживают подключение внешних считывателей для работы с интеграцией тахографа и CAN-шины, что гарантирует точность собираемых данных независимо от модели транспортного средства.

Масштабируемая инфраструктура для крупных автопарков

Архитектура решения рассчитана на одновременную работу с сотнями транспортных средств:

• отказоустойчивые серверы сбора и обработки телематических данных;
• распределенное хранение путевых листов с резервированием;
• независимые механизмы проверки данных тахографов и CAN-шины;
• балансировка нагрузки для стабильной работы при пиковых нагрузках.

Автоматизация ключевых процессов

Создание и выдача путевого листа

Процесс запускается автоматически по нескольким триггерам:

1. По расписанию (для регулярных маршрутов);
2. По заданию из транспортной системы (TMS);
3. По запросу диспетчера из интерфейса системы.

Система:

• формирует шаблон путевого листа с уже заполненными реквизитами;
• назначает водителя, учитывая его квалификацию и режим труда;
• проверяет допуски водителя и техническое состояние транспортного средства;
• организует цифровой маршрутный лист с погрузо-разгрузочными пунктами.

Автоматизация ключевых процессов

Предрейсовый контроль с цифровым следом

Предрейсовые проверки водителя и транспортного средства — критически важный этап перед выпуском автомобиля на линию. Система ГдеМои обеспечивает:

• электронный учет предрейсовых медицинских осмотров с фиксацией времени и результатов;
• цифровую отметку о прохождении технического контроля согласно требованиям Приказа Минтранса №9;
• возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи для электронных путевых листов медиком и контролером;
• автоматическую блокировку выпуска на линию при обнаружении нарушений.

Контроль выполнения рейса

В процессе рейса система в режиме реального времени контролирует:

• соблюдение маршрута и графика движения;
• соответствие режима труда и отдыха нормативным требованиям;
• расход топлива относительно установленных нормативов;
• соблюдение скоростного режима и стиль вождения.

Данные онлайн тахографа для контроля режима труда и отдыха водителей автоматически интегрируются в электронный путевой лист, обеспечивая постоянную актуальность информации.

Закрытие путевых листов и передача данных в учетные системы

По завершении рейса:

• система автоматически закрывает путевой лист на основе данных GPS и тахографа;
• рассчитывает фактический расход топлива и сравнивает с нормой;
• при необходимости организует послерейсовый медицинский осмотр;
• передает все данные в бухгалтерскую систему для финансового учета.

Интеграция в корпоративную экосистему

Бухгалтерские системы и ЭДО

Полная интеграция тахографа с системой управления автопарком обеспечивает автоматическую передачу данных в учетные системы:

• интеграция с 1С для автоматического списания ГСМ;
• выгрузка данных о пробегах для расчета амортизации транспортных средств;
• формирование реестра путевых листов для бухгалтерского учета;
• экспорт данных рабочего времени водителей для расчета заработной платы.

Соответствие государственным требованиям

Решение ГдеМои поддерживает взаимодействие с государственными информационными системами:

• выгрузка данных в ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов);
• подготовка данных для проверок Ространснадзора и ГИБДД;
• соответствие требованиям федеральных систем мониторинга транспорта.

Для специализированной техники, например лесовозов, система обеспечивает контроль лесной техники по ГЛОНАСС в соответствии с требованиями, вступающими в силу с 2025 года.

Экономический эффект автоматизации

Внедрение комплексного решения позволяет достичь измеримых результатов уже в первые месяцы работы:

Показатель	До внедрения	После внедрения	Эффект
Время на оформление 1 путевого листа	15-20 минут	3-5 минут	Сокращение на 75%
Расход топлива	100%	80-85%	Экономия 15-20%
Время простоя техники из-за проблем с документами	3-5% рабочего времени	<1%	Повышение эффективности парка
Затраты на администрирование автопарка (на 100 ТС)	5-7 человек	2-3 человека	Сокращение затрат на персонал

«После внедрения системы ГдеМои мы практически исключили случаи нарушения режима труда и отдыха водителей. Система заранее предупреждает о приближении лимитов времени, а интеграция тахографа для контроля режима труда и отдыха водителей гарантирует соблюдение требований даже на самых сложных маршрутах»,

— Елена К., директор по безопасности дорожного движения, крупный логистический оператор Центрального федерального округа.

Гибкое масштабирование для растущего бизнеса

Решение ГдеМои масштабируется по мере роста автопарка:

• простое добавление новых транспортных средств без переконфигурации системы;
• адаптация под различные типы техники (грузовой транспорт, спецтехника, пассажирский транспорт);
• поддержка мультирегиональной структуры с централизованным управлением;
• настройка уникальных процессов для разных подразделений в рамках единой системы.

Процесс внедрения

Внедрение комплексного решения для управления путевыми листами, техконтролем и тахографами проходит в несколько этапов:

1. Аудит текущих процессов — анализ существующей документации, выявление узких мест и оценка соответствия требованиям законодательства.
2. Проектирование решения — разработка архитектуры системы с учетом особенностей автопарка, маршрутов и корпоративных требований.
3. Пилотное внедрение — установка оборудования на тестовую группу транспортных средств, настройка и обучение персонала.
4. Масштабирование — последовательное расширение системы на весь автопарк с одновременным переходом на новые процессы.
5. Поддержка и развитие — регулярное обновление системы в соответствии с изменениями законодательства и новыми требованиями бизнеса.

Процесс внедрения

Опыт компании ГдеМои позволяет провести полное внедрение для автопарка из 100 транспортных средств в течение 2-3 месяцев, обеспечивая плавный переход без остановки операционной деятельности.

Заключение

Комплексная система автоматизации путевых листов, тахографов и технического контроля от ГдеМои — это не просто инструмент для соблюдения нормативных требований. Это полноценная платформа управления автопарком, которая трансформирует транспортные процессы, повышает безопасность и экономическую эффективность перевозок.

Объединяя данные из различных источников в единую систему, вы получаете не только автоматизацию рутинных процессов, но и ценную аналитическую информацию для принятия стратегических решений по развитию транспортной функции вашего бизнеса.

Свяжитесь с ГдеМои, чтобы внедрить комплексную автоматизацию в своей компании.