200 путевых листов за час: как автоматизировать ЭПЛ в такси-агрегаторе

Оформляйте электронные путевые листы для сотен водителей такси без бумажной волокиты и ошибок. Автоматизация и цифровизация этого процесса не только возможна, но и необходима в условиях новых требований законодательства.

Путевой лист в такси: обязательный документ с новыми требованиями

Путевой лист – неотъемлемый документ для каждой поездки в сфере такси. С 1 марта 2023 года требования к его содержанию и оформлению существенно изменились согласно Приказу Минтранса РФ № 390 от 28.09.2022. Теперь путевые листы должны содержать:

  • срок действия путевого листа;
  • информацию о лице, оформившем путевой лист (вместо собственника ТС)
  • сведения о ТС (марка, модель, госномер);
  • расширенные сведения о водителе (ФИО, СНИЛС, данные водительского удостоверения);
  • вид перевозки и вид сообщения;
  • отметки о медосмотрах и технических проверках.

При этом для такси обязательны как предрейсовые, так и послерейсовые медицинские осмотры водителей.

«Штрафы за отсутствие отметок о медосмотрах в путевых листах могут достигать 30 000 рублей для компании. При количестве машин в нашем автопарке это критично. Автоматизация путевых листов стала для нас не просто удобством, а финансовой необходимостью». — Дмитрий К., директор по эксплуатации, агрегатор такси с автопарком более 200 машин в Московском регионе

Электронные путевые листы: выгоды цифровизации

Переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) предоставляет такси-агрегаторам значительные преимущества:

  • Скорость оформления: автоматизация позволяет обрабатывать до 200 путевых листов в час.
  • Экономия времени: в среднем 6 минут на оформление одного автомобиля.
  • Снижение ошибок: исключение человеческого фактора при заполнении документов.
  • Прозрачная отчетность: структурированные данные для анализа и аудита.
  • Законодательное соответствие: гарантированное соблюдение актуальных требований Минтранса.

путевые листы для такси -- путевые листы для такси Автоматическое формирование путевых листов на основе GPS-данных

С 2022 года также действует Государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую можно добровольно формировать электронные путевые листы. Документы в системе оформляются с электронной подписью и могут предъявляться инспекторам в виде QR-кода.

Базовые процессы при работе с путевыми листами в такси

Таксомоторные компании и агрегаторы сталкиваются с необходимостью организовать следующие процессы:

Этап Традиционный подход Автоматизированный подход ГдеМои
Выдача путевого листа Диспетчер выписывает бумажные листы на каждую смену Система автоматически формирует ЭПЛ на каждую смену с уникальным номером
Предрейсовый медосмотр Водитель лично посещает медика, который ставит подпись и печать Интеграция с телемедицинскими системами или электронное подтверждение медиком с УКЭП
Технический осмотр Контролер осматривает ТС и делает отметку в бумажном листе Данные о техсостоянии поступают автоматически и заверяются УНЭП контролера
Учет работы автомобиля Водитель вручную фиксирует пробег, время работы GPS-трекер автоматически фиксирует маршрут, время и пробег
Расход топлива Ручной учет заправок и расчет расхода Автоматический расчет расхода по нормативам или интеграция с датчиками уровня топлива
Закрытие листа и отчетность Бумажные документы передаются в бухгалтерию Данные автоматически поступают в учетную систему

Автоматизация путевых листов с решением ГдеМои

Решение ГдеМои для автоматизации путевых листов в такси-агрегаторах состоит из нескольких ключевых компонентов:

Интеграция и сбор данных

API-интеграция с системами агрегатора – получение данных о водителях, автомобилях и поездках напрямую из базы такси-агрегатора.

Оборудование для мониторинга – GPS-трекеры для автоматического сбора данных о пробеге, маршрутах и времени в рейсе.

Мобильное приложение X-GPS Трекер – альтернатива оборудованию для экономии на инфраструктуре.

Интеграция с учетными системами и данными о топливе -- Интеграция с учетными системами и данными о топливе Интеграция с учетными системами и данными о топливе

Автоматизация ключевых процессов

  1. Формирование путевого листа – система автоматически создает электронные путевые листы с актуальным набором реквизитов согласно приказу Минтранса-390.
  2. Медицинские осмотры – интеграция с системами телемедицинских осмотров или электронное подтверждение прохождения осмотров с УКЭП медработника.
  3. Технический контроль – фиксация результатов предрейсового техосмотра с электронной подписью контролера.
  4. Автоматический расчет – система самостоятельно рассчитывает нормативный и фактический расход топлива, время в рейсе.

Юридическая значимость и соответствие требованиям

Электронные подписи – поддержка усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для медработников и усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) для других сотрудников.

Интеграция с ГИС ЭПД – выгрузка данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов через аккредитованных операторов.
QR-коды для проверки – каждый электронный путевой лист получает уникальный QR-код для быстрой проверки инспекторами.

Архивное хранение – документы хранятся не менее 5 лет в соответствии с законодательством.

Преимущества автоматизации для разных ролей в организации

Для руководителей таксопарков

  • Снижение штрафных рисков от контролирующих органов.
  • Оптимизация расходов на бумажный документооборот.
  • Повышение эффективности работы автопарка.
  • Защита от махинаций с топливом и маршрутами.

Для диспетчеров и логистов

  • Автоматизация ежедневной рутинной работы.
  • Быстрый доступ к информации по каждому автомобилю.
  • Сокращение времени на оформление документов.
  • Удобный инструмент мониторинга и контроля.

Для водителей такси

  • Упрощение процесса получения путевого листа.
  • Отсутствие необходимости заполнять бумажные документы.
  • Прозрачность учета рабочего времени и пробега.
  • Возможность дистанционного прохождения некоторых процедур.

Для бухгалтерии и финансистов

  • Автоматический учет расхода ГСМ.
  • Единая база данных с путевыми листами.
  • Интеграция с бухгалтерскими системами (1С, СБИС).
  • Снижение трудозатрат на обработку документов.

Практическое внедрение решения в такси-агрегаторе

Внедрение решения ГдеМои для автоматизации путевых листов происходит в несколько этапов:

  1. Анализ существующих процессов – специалисты ГдеМои изучают текущие бизнес-процессы компании, системы учета и требования к документообороту.

  2. Разработка решения – создание индивидуального решения с учетом особенностей конкретного такси-агрегатора, интеграция с используемыми IT-системами.

  3. Установка оборудования – при необходимости, установка GPS-трекеров ГдеМои на автомобили или настройка мобильного приложения на устройства водителей.

  4. Настройка системы – загрузка справочников автомобилей и водителей, настройка шаблонов путевых листов, создание учетных записей.

  5. Обучение сотрудников – проведение обучающих мероприятий для диспетчеров, водителей и других пользователей системы.

  6. Запуск и сопровождение – поэтапный запуск системы, мониторинг работы и техническая поддержка.

«Внедрение автоматизации путевых листов от ГдеМои позволило нам сократить штат диспетчеров с четырех человек до одного. Теперь мы обрабатываем все 150 машин нашего таксопарка за 1-2 часа, вместо полного рабочего дня, который уходил на это раньше», — Светлана М., операционный директор, служба такси среднего размера в Екатеринбурге.

Интеграционные возможности для такси-агрегаторов

Одно из ключевых преимуществ решения ГдеМои – гибкие возможности интеграции с существующими системами такси-агрегаторов:

API для обмена данными – двусторонний обмен информацией между системой ГдеМои и программным обеспечением агрегатора.

Автоматический импорт заказов – данные о выполненных поездках могут автоматически загружаться в путевой лист.

Интеграция с системами медосмотров – поддержка различных провайдеров телемедицинских услуг.

Обмен с бухгалтерскими системами – передача данных в 1С, СБИС и другие учетные системы.

Работа с операторами ЭДО – интеграция с Диадок, СБИС, Такском для юридически значимого документооборота

Экономический эффект от внедрения

При обработке 200 путевых листов ежедневно автоматизация позволяет:

  • сократить время оформления с 16-20 человеко-часов до 1-2 часов;
  • уменьшить количество ошибок на 95%, минимизировав риск штрафов;
  • снизить затраты на персонал на 75% за счет автоматизации рутинных операций;
  • сократить расходы на печать путевых листов и их хранение;
  • уменьшить нецелевое использование топлива на 10-15% благодаря объективному контролю.

Наиболее значимый экономический эффект проявляется при масштабе от 50 автомобилей в автопарке, когда объем ручной работы становится критически высоким.

Требования к инфраструктуре и начало работы

Для внедрения решения ГдеМои требуется минимальная инфраструктура:

  • доступ в интернет;
  • компьютеры или планшеты для диспетчеров и механиков;
  • смартфоны с установленным приложением для водителей (опционально);
  • GPS-трекеры для установки в автомобили (опционально);
  • электронные подписи для ключевых сотрудников.

Запросите демонстрацию решения ГдеМои для автоматизации электронных путевых листов в вашем такси-агрегаторе и узнайте, как ваша компания может обрабатывать 200 путевых листов за час, соответствуя всем требованиям Минтранс-390.