Таксопарк начал выстраивать порядок техобслуживания, но без прозрачных процессов система дала сбой. Постановка задач в чатах и ручной контроль тормозили выездных сотрудников: заявки терялись, машины простаивали. Чтобы навести порядок, компания оцифровала работу с помощью решения ГдеМои.
Если вы тоже периодически теряетесь в статусах задач выездных специалистов, кейс GDel покажет, как решить эту проблему. Рассказываем, как система для мобильных сотрудников повысила эффективность работы механиков и перегонщиков автомобилей.
Задача — цифровизация заданий и контроль выездных сотрудников
GDel — «железный» таксопарк из Санкт-Петербурга. У компании более 1000 машин для разных тарифов: от эконома до премьера. Все автомобили таксопарк обслуживает на личных пунктах техосмотра.
Водители GDel не посещают СТО самостоятельно. В нужный момент они просто оставляют автомобиль в таксопарке и пересаживаются на замену. Дальше к работе приступают перегонщики: они забирают автомобиль, осматривают его и отвозят на ТО, а затем возвращают в таксопарк.
Пока парк был меньше, управление процессами через чаты и таблицы работало. Но с ростом количества машин и филиалов объем информации в мессенджерах вырос — стало легко запутаться, какая машина на каком этапе, кто ее забирает и кто отвечает за результат.
Что именно вызывало трудности?
Регламент, который был создан для оптимизации процессов, при расширении компании дал сбой. Коммуникация между перегонщиками и механиками велась в мессенджерах, а данные вручную заносились в таблицы — сотрудники терялись в заданиях. Типичная ситуация для многих компаний:
- задачи пересылаются в чаты,
- нет единого списка актуальных заявок,
- кто-то забыл отметить статус — и уже непонятно, где машина,
- менеджер не видит общей картины и не может быстро повлиять на ситуацию.
В результате часть заявок терялась, часть дублировалась, а машины простаивали дольше, чем нужно.
GDel обратились в ГдеМои с задачей оцифровать процесс посещения ТО выездными сотрудниками и уйти от учета в мессенджерах. Сотрудники не понимали, какие авто пора отвезти на ТО, а какие — вернуть в парк. Перегонщикам и механикам нужна была система для координации действий и контроля статусов по каждой машине в одном окне.
Почему GDel выбрали решение ГдеМои?
GDel искали не просто «еще один чат» или очередную таблицу, а готовое решение, которое:
- автоматически ставит задачи исполнителям,
- показывает онлайн-статус каждой машины,
- транслирует локацию выездных сотрудников в режиме реального времени,
- фиксирует результат работ с фото и чек-листом,
- позволяет масштабировать процесс на несколько филиалов.
ГдеМои предоставляет «коробочное» решение: система GPS-мониторинга, модуль для планирования и контроля задач, мобильное приложение для сотрудников. Не нужно писать собственное ПО или внедрять отдельную CRM — достаточно настроить процессы внутри одной экосистемы. Именно поэтому в GDel остановили выбор на ГдеМои.
Решение — управление выездными сотрудниками с помощью ГдеМои
Мы внедрили решение для управления выездными сотрудниками: систему ГдеМои и мобильное приложение X-GPS Трекер. Первым этапом сотрудничества стал контроль работы перегонщиков. Компании важно было понимать, что сотрудник получил и без ошибок выполнил задание: проверил автомобиль, забрал его на СТО, а затем вернул в парк.
После подключения к ГдеМои в GDel появился новый регламент:
- менеджер формирует задачу в системе ГдеМои и назначает исполнителем конкретного сотрудника,
- задание автоматически транслируется перегонщику в мобильное приложение X-GPS Трекер.
Процесс работает и в обратную сторону:
- механик отмечает, что автомобиль можно забирать с пункта ТО,
- задача автоматически формируется в системе ГдеМои и транслируется определенному перегонщику в мобильное приложение X-GPS Трекер.
Так учет в мессенджерах и таблицах был заменен единой цифровой системой задач с понятными статусами.
Узнайте больше
Контроль технического состояния: как продлить срок службы машин в такси
Также GDel получил возможность дистанционно контролировать состояние машин. Одной из задач перегонщиков было подготовить авто к эксплуатации: заправить топливо, провести мойку, осмотреть внешний вид. Теперь специалисты загружают результат работы в приложение: делают фото и заполняют форму. В результате менеджер получает структурированные данные, доступные в любое время и за один клик.
Преимущества и результаты проекта
Проект был развернут на 7 филиалов таксопарка, к системе подключили более 20 сотрудников. Мгновенные уведомления о задачах, автоматическое построение маршрутов и онлайн-отчетность принесли компании сразу несколько преимуществ.
Рост финансовых показателей
С внедрением системы перегонщики стали работать быстрее — по внутренней оценке, эффективность выросла примерно на 20%. Этого удалось достичь за счет push-уведомлений о новых заявках, автоматическому построению маршрута до точки выполнения задания и онлайн-отчетности по чек-листу. В результате компания сократила простои машин такси в парке и на ТО. Автомобили вовремя выходят на линию и приносят деньги.
Улучшение состояния автомобилей
Контроль состояния машин стал более тщательным. Перегонщики делают фото автомобилей, когда забирают их из парка и с ТО. Все фотографии подгружаются в форму внутри задания. Менеджеры таксопарка в любой момент могут проверить, в каком состоянии перегонщик забрал автомобиль.
Работа без участия человека
Четкий регламент и автоматизация позволяют сотрудникам не терять времени на выяснение деталей. Больше не нужно следить за чатами — приложение X-GPS Трекер исключает персонал из распределения задач. В результате компания избегает ошибок из-за человеческого фактора, а сотрудники меньше отвлекаются на «коммуникационный шум».
Что дальше: разработка цифровой экосистемы ГдеМои
Следующий этап сотрудничества — глобальная автоматизация процессов компании. По итогам исследования мы начали разработку интеграции между сервисами ГдеМои, Element ERP и Битрикс24.
Задача отвезти машину на ТО и вернуть в парк будет автоматически появляться в трех системах. Каждой из них пользуется одна команда GDel: менеджеры, механики, перегонщики. В результате процесс постановки задач и контроля за проведением работ станет полностью цифровым.
Клиентам ГдеМои также доступна интеграция с taxiCRM. Узнайте больше о преимуществах готового решения для управления таксопарком
3 инструмента для эффективного управления мобильными сотрудниками
Подключаясь к системе ГдеМои, вы получаете 3 готовых модуля, которые позволяют не только контролировать мобильных сотрудников, но и структурировать бизнес-процессы.
1. Гибкое планирование и назначение заданий
Решение ГдеМои можно использовать в качестве планировщика задач выездных сотрудников. Это помогает избежать хаоса в процессах. За каждым сотрудником закрепляются определенные карточки заданий, а в них — подробные детали задач: место и время выполнения, описание процесса, комментарии руководителя, документы для отчетности.
Менеджер создает задание в системе GPS-мониторинга и назначает исполнителя — после этого уведомление мгновенно приходит выездному сотруднику в приложение X-GPS Трекер. Специалист видит подробное описание, детали, форму, которую нужно заполнить для отчета. Любые изменения задачи также приходят в push-уведомлениях.
2. Автоматический контроль выполнения работ
Система ГдеМои автоматически обновляет статусы о прибытии на задание и его выполнении — это позволяет менеджеру всегда быть в курсе происходящего. Оценить загрузку сотрудников помогут фильтры: по исполнителям, периоду или статусу задачи.
Отчет о выполнении работы также доступен в цифровом формате. По завершении задания сотруднику необходимо заполнить форму в мобильном приложении. Поля формы заранее настраивает менеджер — в список можно добавить чек-лист, фото, поле для ввода подписи и любую другую информацию, по которой можно определить, что работа выполнена в срок и без нареканий.
3. Онлайн-локация и контроль маршрутов выездных сотрудников
Система ГдеМои позволяет видеть местоположение сотрудников в режиме реального времени. Локация каждого специалиста доступна на карте — при ситуации, требующей срочного решения, менеджер может выбрать сотрудника, который находится ближе всех к нужному адресу, и поставить ему задачу.
Также компании могут использовать функционал оптимизации маршрутов. Это решение поможет настроить удобный план перемещений сотрудника, сократить затраты на топливо и увеличить скорость выполнения заданий. Система автоматически построит очередность посещения точек, учитывая локацию старта.
Доверьте контроль выездных сотрудников решению ГдеМои
Оцифровка процессов помогла компании не только ускорить работу и наладить контроль выездных сотрудников, но и выстроить предсказуемую систему взаимодействия между командами.
Если вы ведете учет заявок в мессенджерах и таблицах, проблема, с которой обратился таксопарк GDel, скорее всего, вам знакома. Опыт компании показывает, что внедрение нужных инструментов автоматизации способно дать ощутимый эффект. В результате эффективность выездных сотрудников GDel выросла на 20%: компания сократила простои машин на ТО, а сотрудники больше не теряют заказы.
Решение ГдеМои можно адаптировать под любой бизнес и задачи. Подобрать цифровые инструменты и внедрить их в компанию помогут менеджеры ГдеМои. Получите бесплатную консультацию по телефону 8 800 3333 101 или в WhatsApp.
