Путевой лист – основной первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации. Такой документ позволяет вести отчетность расходов на ГСМ (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.
Формирование путевых листов
В системе наблюдения ГдеМои предусмотрена возможность автоматического формирования путевых листов. Путевые листы формируются:
- в виде типовых форм, например, 4-с
- в виде индивидуальных форм, используемых внутри компаний
Напишите запрос в техническую поддержку чтобы добавить интересующую вас форму путевого листа в систему ГдеМои.
Путевой лист можно сформировать двумя способами: в разделе «Водители» и в разделе «Транспортные средства».
Чтобы сформировать путевой лист в разделе «Водители»:
- В приложении «Управление транспортом» откройте раздел «Водители».
- Выберите или создайте нужного водителя из списка и нажмите на значок «Сформировать путевой лист»
- Укажите требуемый шаблон путевого листа.
- Задайте нужную дату или интервал времени.
- Скачайте готовый путевой лист.
Чтобы сформировать путевой лист в разделе «Транспортные средства»:
- В приложении «Управление транспортом» откройте раздел «Транспортные средства».
- Выберите или создайте нужное транспортное средство и нажмите на значок «Сформировать путевой лист»
- Укажите требуемый шаблон путевого листа.
- Задайте нужную дату или интервал времени.
- Скачайте готовый путевой лист .
Готовый путевой лист будет сохранен на ваш компьютер в формате MS Word. В нем будут содержаться следующие данные:
- о совершенных поездках и пробеге транспортного средства
- о транспортном средстве и его водителе
Информация о пробеге и поездках
Чтобы включить в путевой лист информацию о пробеге и поездках отметьте следующие пункты:
- Заполнять данные о поездках — в путевой лист будут добавлены адреса мест отправления и мест назначения, время выезда и возвращения, расстояние и общая информация о работе за смену.
- Использовать данные одометра — в путевой лист будут добавлены показания пробега автомобиля.
- Показывать LBS-поездки (доступно при использовании приложения X-GPS Трекер) — в путевой лист будут включены данные о пробеге, местах назначения и отправления, полученные по LBS (базовым станциям сотового оператора и сетям Wi-Fi).
Информация о водителе и транспортном средстве.
Чтобы в путевой лист были автоматически внесены данные о транспортном средстве и его водителе, заполните данные в разделах:
Карточка гаража.
В этом разделе укажите:
- Адрес гаража.
- Фамилию и имя механика.
- Фамилию и имя диспетчера.
Карточка транспортного средства.
В этом разделе укажите:
- Марку автомобиля.
- Государственный номерной знак.
- Тип горючего.
- Норму расхода на 100 км.
Если к трекеру подключен датчик уровня топлива, то данные по фактическому расходу горючего будут поступать в путевой лист автоматически. При этом фактический расход будет сравниваться с указанной нормой расхода топлива на 100 км. На основании этого сравнения будут вычислены и добавлены в путевой лист данные о экономии или перерасходе топлива.
Карточка сотрудника.
В этом разделе укажите:
- Фамилию и имя водителя.
- Номер водительского удостоверения.
- Категорию водительского удостоверения.